西京网讯：5月4日全国民办独立院校档案工作研讨会在南京召开。我校档案馆馆长马燕，档案管理员王海燕参会。江苏省档案局处长谢薇，中国高等教育学会档案工作分会理事长柯友良、南京航空航天大学金城学院董事长黄飞建在开幕式上分别作了重要讲话。

此次研讨会共有23个省份，140多所民办独立院校档案工作者参加。会议分为经验交流汇报和分组讨论两个部分进行。我校档案馆馆长马燕在会上从完善档案制度、细化工作目标、增强创新意识、工作纳入考核四个方面，对学生档案的建立、保管、利用，毕业生档案的准备、提取、转递工作进行了交流汇报。

学生档案是学生在校期间学习生活的重要材料性文件，对学生的发展具有重要意义。贯彻以学生为本的服务理念，增强创新意识，因此档案信息化是学生档案管理的重要任务之一。

在完善制度方面，我校档案馆梳理和完善《西京学院学生档案管理条例》、 《西京学院学生档案借（查）阅制度》，制定《西京学院新生建档流程 》等7项业务流程、制作《西京学院新生建档表 》等13类工作表格。

在细化工作方面，提前布置下发《关于建立XX级学生档案工作的通知》，提出归档的具体要求和时间安排，并给新生辅导员进行建档培训。 印制好建档所需的各类表格，为建档工作做好充分准备。各书院新生辅导员按建档文件通知的时间安排和要求，带齐收集好的材料到档案馆学生建档室建立新生档案。 同时做好新生信息的核对、填建档表、档案袋的填写与编号等工作。

在毕业生档案提取和转递方面，采用“提档工作下移书院”的方法，省内档案由各书院提取，在办理离校手续时发放给学生。同时将印好的《大学生档案常识宣传册》发放给学生。省外档案一律采取邮寄方式，最后将邮寄编号上传档案转递查询系统，方便学生查询档案去向。

在档案工作创新方面，对2016级新生档案进行扫描，在档案管理软件里建立学生档案库，按书院—专业—班级分类，输入学生姓名、学号、内容，将扫描的文件资料一一对应上传，现已完成了3494名学生信息，为学生档案留下了一份完整的重要凭证。

此次研讨会上，各院校代表踊跃发言，互相学习交流，丰富了会议的形式，为档案工作的开展提出了很多良好的建议。